finet extra: datenschutz und worum geht es nun ganz genau? finet extra: datenschutz und worum geht es nun ganz genau? wie werden sie verarbeitet? früher hieß es verfahrensverzeichnis, heute ver- arbeitungsverzeichnis gem. art. 30 dsgvo. und dieses verzeichnis dürfte das sein, was jeden von uns am längsten beschäftigen wird. nicht nur bei der vorbereitung und geschweige denn bei der er- stellung des verzeichnisses. diese dokumentation muss ständig aktualisiert und auch revisioniert werden. worum geht‘s? – jetzt mal langsam! schritt für schritt! wissen sie, welche daten bei ihnen von wem und aus welcher quelle, wie und zu welchem zweck erhoben, verarbeitet, gespeichert und gegebenen- falls an dritte weitergeleitet werden? cool! dann bringen wir das mal in form. aber zuerst vielleicht dann doch noch einmal zu- rück ans reißbrett und den fluss der daten in ih- rem unternehmen skizzieren. im wahrsten sinne des wortes: erstellen sie ein große mind map! nehmen sie sich ruhig einen ganzen tag oder auch ein wochenende zeit, um wirklich alles gedanklich zu erfassen und graphisch festzuhalten. was kommt rein? welche daten kommen auf welchen wegen und von wem zu ihnen? • personenstammdaten, legitimationsdaten, vertragsabrechnungsdaten, gesundheitsda- ten, … • persönliches gespräch, telefon, e-mail, datenabruf, … • kunde, interessent, mitarbeiter, gesellschaft, finet, … • […] wer erhebt und verarbeitet sie in ihrem unternehmen? • sie selbst, ihre mitarbeiter, … • externe dienstleister, lettershop, druckerei, auftragsverarbeiter, it-provider, … • […] • anlegen eines neuen datensatzes • hinzufügen zu einem bestehenden datensatz • anonymisieren, pseudonymisieren, sperren, löschen von einzelnen daten bzw. eines ganzen datensatzes • übermitteln an mitarbeiter • übermitteln an dritte • […] was geht raus? welche daten gehen auf welchen wegen und an wen raus? • personenstammdaten, legitimationsdaten, vertragsabrechnungsdaten, gesundheitsda- ten, … • persönliches gespräch, telefon, e-mail, datenabruf, … • kunde, interessent, mitarbeiter, gesellschaft, finet, … • […] am ende sollten sie – je nach schriftgröße – vor geschätzten 2-4 m² visualisierung stehen. jede menge kreise, rechtecke, wolken und pfeile. vie- le pfeile. und viel farbe. wichtig ist, dass sie am ende hier mit einem blick erfassen können, was datentechnisch in ihrem unternehmen so abläuft. und jetzt das formblatt der gesetzgeber lässt ihnen an dieser stelle recht viel spielraum und kreative freiheit, die- se übersicht in ein verzeichnis und damit in eine strukturierte form zu gießen. ob sie es abschlie- ßend ausgedruckt in einen aktenordner mit re- gistertrennblättern versehen abheften oder als word- oder excel-datei digital führen, bleibt ihnen überlassen. und dass sich an dieser freiheit etwas ändert, ist nicht zu erwarten.